Conceito sobre controles internos e registros na contabilidade gerencial em empresasd que utilizam sistemas integrados ERP.

Há algum tempo recebi de uma jovem estudante um e-mail perguntando sobre o que faz o profissional de contabilidade em uma empresa. Ela ficou interessada em conhecer as atividades dessa profissão a partir da leitura de um artigo que escrevi anteriormente intitulado O Advogado, o Contador e o Médico.

Decidi fazer este texto sobre o assunto para atender à sua curiosidade e, ao mesmo tempo, esclarecer isso para muitas outras pessoas que desejam conhecer mais sobre contabilidade.

A princípio, faço referência ao substantivo controle do jeito como ele está descrito no Dicionário Aurélio da língua portuguesa:

“controle”

(ô) [Do fr. contrôle.]

Substantivo masculino.

1. Ato, efeito ou poder de controlar; domínio, governo.
2. Fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos, departamentos, ou sobre produtos etc., para que tais atividades, ou produtos, não se desviem das normas preestabelecidas.
3. Fiscalização financeira. “

No Dicionário de Termos de Contabilidade, de Sérgio de Iudícibus e José Carlos Marion, publicado pela Editora Atlas, o termo controle está assim definido:

“Controle”. (1) Tecnologias, normas e procedimentos específicos usados para proteger os recursos, a precisão e a confiabilidade dos sistemas de informação. (2) Meios ou dispositivos que asseguram a concretização dos planos.”

Como se pode observar, o controle implica exercer atividade de acompanhamento sistemático que pode resultar em ações preventivas e/ou corretivas.

Do meu ponto de vista, não é mais aceitável afirmar que a contabilidade é a ciência que estuda e controla o patrimônio das empresas. Esse conceito foi válido quando ainda não se utilizavam os recursos modernos da tecnologia. Atualmente essa tecnologia é bastante requerida por organizações de médio e de grande porte que dispõem de soluções integradas. Considero o conceito inadequado para os tempos atuais visto que a contabilidade de fato não controla.

Para melhor compreensão, vejamos:

• As informações detalhadas sobre os clientes estão na área financeira (contas a receber);
• As informações detalhadas sobre as obrigações a pagar, incluindo os fornecedores, estão também na área financeira (contas a pagar);
• As informações detalhadas sobre salários, vantagens e encargos estão na área administrativa (recursos humanos/pessoal);
• As informações detalhadas sobre os bens patrimoniais estão na área administrativa (controle do imobilizado);
• As informações detalhadas sobre as questões trabalhistas estão na área jurídica;
• As informações detalhadas sobre vendas, clientes, estoques etc. estão na área comercial;
• As informações detalhadas sobre níveis de produção, custos produtivos, desempenho dos produtos etc. estão na área industrial.

Há uma grande quantidade de outras informações que são alimentadas e controladas por diversas áreas da empresa.

Assim, percebe-se que a contabilidade não exerce função de controle, mas sim de registro dos acontecimentos. E são esses registros contábeis que validam as transações realizadas pela empresa. Isso, na prática, significa que as áreas controlam, mas os registros precisam ser efetuados na contabilidade, de forma resumida ou não, a fim de caracterizar as operações como verdadeiras, do ponto de vista fiscal e societário. Só que registrar não é controlar.

É importante observar que a importância da contabilidade não diminuiu. A execução de tarefas foi reduzida de maneira significativa, mas o profissional de contabilidade continua tendo a prerrogativa de assinar o balanço e elaborar diversos outros relatórios importantes. Ele deixou de ser executor de algumas rotinas de trabalho e passou a ser importante gestor de informações. Os detalhes estão nas áreas que participam dos controles internos.

Em empresas que utilizam sistemas integrados (ERP), a participação do profissional de contabilidade na execução dos lançamentos é pequena. Imagine o contador de um grande banco tendo que lançar e controlar todas as transações mensais de milhares de clientes? E a movimentação de estoques de uma grande rede de supermercados?

O que um profissional de contabilidade faz é muito mais importante do que efetuar lançamentos contábeis e controlar saldos de contas. Ele monitora informações, prepara relatórios gerenciais úteis, avalia a situação econômica e financeira das entidades, responsabiliza-se pelas demonstrações financeiras etc. Também atende ao fisco, à administração, os sócios, os acionistas, os credores, os clientes e tantos outros interessados em informações sobre as empresas.

O conceito de que a contabilidade é a ciência que estuda e controla o patrimônio precisa ser repensado. Principalmente quando se tratar de empresas de médio e de grande porte.